Jak správně nastavit účetní odpisy majetku

Společnosti si někdy zjednodušují práci a nastavují účetní odpisy stejně jako daňové. I účetní programy to umožňují. Často to však není v souladu s účetními předpisy.

V případě, že společnost pořídí osobní automobil v prosinci, může daňově uplatnit při zrychlených daňových odpisech celou pětinu pořizovací ceny. Pokud nastavíme, že účetní odpisy jsou shodné s daňovými, připadne celá tato pětina v účetnictví na jeden jediný měsíc.

Pokud takového majetku bude více a ve významných cenách, může dojít ke zkreslení účetnictví, resp. k porušení zásady věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví a finanční situace společnosti.

Příklad 1:

Společnost zařadila a začala odpisovat v prosinci 2023 automobil za 420.000 Kč. Zvolila časové účetní odpisování po dobu 5 let. Zároveň se rozhodla pro zrychlené daňové odpisy.

Níže vidíte rozdíl mezi účetními odpisy a daňovými odpisy. Z přehledu je zřejmé, že do nákladů bude za rok 2023 zaúčtováno 7.000 Kč.

V případě, že by společnost nastavila účetní odpisy ve výši daňových, bylo by do nákladů za prosinec zaúčtováno 84.000 Kč. A to je už docela rozdíl.

Účetní odpisy dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku je třeba nastavit tak, aby vyjadřovaly skutečné opotřebení majetku za určité období.

Jak toho ale docílit? Na to se pojďme teď podívat.

Dobu účetního odpisování bychom měli nastavovat bez ohledu na to, jaká je doba daňového odpisování. Doba účetního odpisování by se měla odvíjet od toho, po jakou dobu je majetek opravdu využitelný.

Například u automobilů je často doba účetního odpisování nastavována stejně jako doba daňového odpisování, tedy na 5 let. Otázkou však je, zda to odpovídá realitě.

Opravdu má společnost automobily v majetku jen 5 let? Nebo je vyřazuje například až po 8 nebo 10 letech? A mají při vyřazení opravdu nulovou hodnotu?

Obdobně to platí i u jiných movitých věcí.

Zjišťujeme tedy, jak dlouho hmotné movité věci budou společnosti sloužit a zda je společnost poté prodá nebo je daruje, rozebere na náhradní díly apod. A jakou hodnotu budou při vyřazení mít. Samozřejmě přitom vycházíme z předpokladu a z předchozích zkušeností.

Také v případě nemovitostí, které společnost vlastní, zvážíme pečlivě dobu, po kterou bude nemovitost účetně odpisována. Mnohdy společnosti odpisují budovy v účetnictví 30 až 50 let. Budovy jsou však zpravidla využitelné po dobu mnohem delší, například 80 až 100 let.

Zkoumáme nejen dobu, po kterou jsou hmotné movité či nemovité věci využitelné pro danou společnost, ale i pro další majitele, pokud je společnost například prodá, vloží do jiné společnosti apod. Pokud nastavíme správnou dobu odpisování a majetek bude po určité době například prodán, bude i jeho účetní zůstatková cena více odpovídat ceně prodejní.

Dobu účetního odpisování zvažujeme pečlivě i u technického zhodnocení k pronajatému majetku. V souladu s § 56 odst. 9 PVZÚ pro podnikatele se technické zhodnocení k pronajatému majetku odepíše v průběhu používání tohoto technického zhodnocení.

Znamená to, že při stanovení doby účetního odpisování bychom měli vycházet z předpokládané doby užívání technického zhodnocení, resp. z předpokládané doby trvání nájmu.

Každá společnost sestavuje odpisový plán, na jehož základě majetek účetně odpisuje. V něm nastaví nejen dobu, ale také způsob odpisování. Také stanoví to, kdy bude uplatněn měsíční odpis poprvé, tedy zda v měsíci zařazení, či v měsíci následujícím.

Ukázku časových rovnoměrných odpisů najdete v příkladu 1. Ukázku výkonových odpisů můžete vidět v příkladu níže.

Pokud společnost plánuje v určitém časovém horizontu automobil, stroj nebo jiný majetek významnější hodnoty vyřadit, například prodat, je vhodné při účetním odpisování zohlednit předpokládanou zbytkovou hodnotu.

Důvodem je, aby byly náklady vynaložené na tento majetek rovnoměrněji rozprostřeny v jednotlivých letech, a aby nebyl v roce vyřazení, respektive v roce prodeje majetku významně ovlivněn hospodářský výsledek. Tím bude naplněna zásada věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví a finanční situace společnosti.

Předpokládanou zbytkovou hodnotou je zdůvodnitelná kladná odhadovaná částka, kterou by společnost mohla získat v okamžiku předpokládaného vyřazení automobilu nebo jiného majetku, například prodejem, po odečtení předpokládaných nákladů s vyřazením souvisejících.

Zjistíme-li v průběhu odpisování majetku, který společnost plánuje prodat, že cena, kterou lze jeho prodejem získat, klesla nebo stoupla, aktualizujeme odpisový plán, respektive upravíme výši předpokládané zbytkové hodnoty a tím i výši odpisů. Neprovádíme to však zpětně, ale až od měsíce, kdy jsme tuto skutečnost zjistili. Revizi bychom měli provádět alespoň jednou ročně v rámci inventarizace.

I při tomto způsobu účetního odpisování odpisujeme majetek daňově z celé pořizovací ceny rovnoměrným nebo zrychleným způsobem. Znamená to, že při daňovém odpisování předpokládanou zbytkovou hodnotu nezohledňujeme.

Předpokládanou zbytkovou hodnotu při účetním odpisování zohledníme buď hned na začátku odpisování, nebo kdykoliv později, začne-li společnost vyřazení, například prodej, plánovat až po nějaké době. V souladu s § 56 odst. 4 PVZÚ pro podnikatele je totiž společnost povinna odpisový plán aktualizovat podle průběhu používání a podle změn v průběhu používání majetku.

A nabízí se tu znovu otázka, zda je doba 5 let pro účetní odpisování automobilu dostatečně dlouhá, mají-li účetní odpisy vyjadřovat skutečné opotřebení. Samozřejmě záleží na tom, kdo s automobilem jezdí, kolik najede, o jaký automobil se jedná apod.

A podobně jako u automobilu bychom se měli nad dobou účetního odpisování zamyslet i u ostatního majetku.

Pro účetní odpisování staveb, bytů a nebytových prostor a hmotných movitých věcí a souborů můžeme využít také metody komponentního odpisování. Cílem je rovnoměrné rozložení nákladů při výměně komponent majetku.

Při komponentním odpisování určíme komponentu, tj. část majetku, popř. souboru majetku nebo určenou kontrolu výskytu závad, u které je výše ocenění (cena) významná v poměru k výši ocenění majetku a jejíž doba použitelnosti se významně liší od doby použitelnosti majetku, popř. souboru majetku.

Komponentu odpisujeme v průběhu používání samostatně od ostatních komponent a od zbylé části majetku nebo souboru majetku.

Daňově však budeme tento majetek odpisovat jako celek v souladu se zákonem o daních z příjmů.

Účetní odpisy účtujeme nejlépe měsíčně a zaokrouhlujeme na celé koruny nahoru.

Na rozdíl od daňových odpisů jsou účetní odpisy povinné. Účetní odpisování nemůžeme odložit ani přerušit, jinak by byl zkreslen věrný a poctivý obraz o výsledku hospodaření a také hodnota majetku v rozvaze.

Pokud z nějakého důvodu nastavíme v účetním programu, že účetní odpisy se rovnají daňovým, a poté daňové odpisy v účetním programu přerušíme, může se jednoduše stát, že se majetek přestane odpisovat i účetně.

A to může být problém. Obzvláště, pokud si toho všimneme až při vyřazení. V důsledku této chyby totiž dojde ke zkreslení výsledku hospodaření i k nesprávnému vykázání hodnoty majetku v jednotlivých letech. Samozřejmě záleží na tom, o jaké částky se jedná. Každopádně jde o chybu minulých let, kterou je třeba s ohledem na zásadu významnosti opravit.

Pokud účtujete a evidujete hmotný a nehmotný majetek pravidelně, pak by se vám mohl hodit Set Hmotný a nehmotný majetek. Více informací najdete zde.