I archivace a skartace mají svá pravidla

Při rozhodování, jak dlouho budeme ten či onen doklad archivovat, nestačí vycházet jen z účetních předpisů. A ne všechny doklady můžeme po uplynutí lhůty skartovat.

I archivace a skartace totiž mají svá pravidla. V tomto článku si na ně posvítíme.

Lhůty, po které účetní a daňové doklady a záznamy povinně archivujeme, nevyplývají jen ze zákona o účetnictví, ale i z dalších právních předpisů. Navíc je důležité i to, za jakým účelem je archivujeme.

Pojďme se teď podívat na ty nejčastější případy.

V souladu s § 31 zákona o účetnictví archivujeme účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let.

Po dobu 5 let archivujeme účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy a další účetní záznamy, kterými společnost dokládá vedení účetnictví.

Archivační lhůty počínají běžet koncem účetního období, kterého se týkají.

Daňové doklady pro účely DPH uchováváme po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Daňový subjekt je povinen uschovávat záznamy, evidence a doklady, na které se vztahuje záznamní povinnost, až do uplynutí lhůty pro stanovení daně, k níž se vztahují.

Společnost je tedy povinna uschovávat zejména pro účely daně z příjmů podklady za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně.

V souladu s § 148 daňového řádu činí lhůta pro stanovení daně 3 roky a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení.

Lhůta se však může za určitých podmínek prodloužit, a to až na 10 let.

Doklady související s nemocenským pojištěním uschováváme po dobu 10 kalendářních roků, mzdové listy až 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Stejnopisy evidenčních listů stačí uschovávat jen 3 kalendářní roky.

V souladu s ustanovením § 158a občanského zákoníku, které platí od 1. 1. 2021, uchovává obchodní společnost po celou dobu své existence zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami.

Je-li záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než lhůta pro úschovu podle zákona o účetnictví, uschovává společnost doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

Samozřejmě také bereme v úvahu, zda se jedná o daňový doklad. Pro účely DPH jsme povinni uchovávat doklad 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Pokud dojde k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku až po lhůtě, která je stanovena pro účely zákona o účetnictví (tzn. za dobu delší než 5 let), je společnost povinna uschovávat doklad, který se váže k pohledávce nebo závazku (například fakturu), do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Opět bereme v úvahu také zákon o DPH a zákon o daních z příjmů. To znamená, že je-li faktura zároveň daňovým dokladem pro účely DPH, uchováváme ji po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Zvláštní pozornost věnujeme podkladům (fakturám, smlouvám, objednávkám, fotodokumentaci apod.), které se týkají pořízení majetku a jeho technického zhodnocení. Důležité je to obzvláště u hmotného majetku v odpisové skupině 3 až 6, který se odpisuje daňově po dobu delší než 5 let, nebo v případě, kdy jsou daňové odpisy majetku přerušeny. Doklady archivujeme minimálně po dobu, po kterou může správce daně kontrolovat zdaňovací období, ve kterém společnost uplatnila daňové odpisy nebo daňovou zůstatkovou cenu.

V případě pozemku nebo jiného neodpisovaného majetku uschováváme doklady o pořízení nejlépe po celou dobu, po kterou společnost tento majetek eviduje. A poté, co společnost tento pozemek nebo jiný majetek prodá, archivujeme tyto doklady po tu dobu, po kterou může správce daně kontrolovat zdaňovací období, ve kterém společnost uplatnila jeho pořizovací cenu nebo její část jako daňový náklad.

Správce daně má totiž nárok požadovat doklady o pořízení majetku, u kterého jsou v kontrolovaném období uplatňovány daňové odpisy nebo daňová zůstatková cena bez ohledu na to, kdy byl majetek pořízen, resp. jak dlouhá doba uplynula od jeho pořízení. Toto vyplývá i z rozsudku Nejvyššího správního soudu Afs 210/2014-39. Je proto vhodné doklady o pořízení majetku a technického zhodnocení uschovávat ve zvláštním šanonu. Můžeme je i naskenovat a uložit do zvláštní složky.

Přehled nejdůležitějších archivačních lhůt najdete v e-booku, který si můžete stáhnout níže.

STÁHNĚTE ZDARMA

V souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě je společnost povinna u vybraných dokumentů umožnit před skartací výběr archiválií. Těmito dokumenty jsou například účetní závěrky, výroční zprávy, zprávy auditora, dokumenty o vzniku, přeměně a zániku společnosti apod. Jejich úplný výčet platný pro obchodní společnosti najdete na předposlední straně e-booku Archivace a skartace (nejen) účetních záznamů, který si můžete stáhnout výše.

Znamená to, že nejprve musí proběhnout skartační řízení. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost společnosti jako původce.

Toto skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, případně může být provedeno po dohodě s příslušným archivem i později, pokud společnost (původce) dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu zpracovaného v souladu s § 9 zákona o archivnictví a spisové službě. Skartační návrh zašle společnost (původce) příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Seznam archivů najdete na poslední straně e-booku.

Na základě skartačního řízení příslušný archiv určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. Tento protokol obsahuje soupis dokumentů nebo souborů dokumentů, které byly vybrány za archiválie a soupis dokumentů, které lze zničit.

Teprve na základě tohoto protokolu o provedeném skartačním řízení může společnost provést skartaci těch dokumentů, které byly určeny ve skartačním řízení ke zničení a uvedeny v soupisu dokumentů, které lze zničit.

Za porušení povinností vyplývajících ze zákona o archivnictví a spisové službě může být uložena pokuta do výše 400 000 Kč.

Po uplynutí doby stanovené pro archivaci (úschovu) účetní záznamy a další dokumenty vyřadíme a zničíme. Skartace musí být provedena tak, aby nemohlo dojít kdykoliv v budoucnu ke zneužití dokumentů a záznamů, které společnost vyřadila.

Fyzickou likvidaci dokumentů může provést společnost sama nebo může využít služeb specializovaných firem. Tyto firmy zajistí odvoz a odborné znehodnocení, zároveň garantují ochranu před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty. V případě CD, DVD a jiných nosičů tyto firmy provedou demagnetizaci a poté fyzickou likvidaci daného nosiče.