ARCHIVAČNÍ LHŮTY A SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ

Při rozhodování, jak dlouho budeme ten či onen doklad archivovat, nestačí vycházet jen z účetních předpisů. A ne všechny doklady můžeme po uplynutí lhůty ihned skartovat.

I archivace a skartace totiž mají svá pravidla. V tomto článku si na ně posvítíme.

NA ARCHIVAČNÍ LHŮTY MÁ VLIV VÍCE FAKTORŮ

Lhůty, po které účetní a daňové doklady a záznamy povinně archivujeme, nevyplývají jen ze zákona o účetnictví, ale i z dalších právních předpisů. Navíc je důležité i to, za jakým účelem je archivujeme.

A pojďme se podívat na pár příkladů.

Doklady pro účely záruční lhůty nebo reklamačního řízení

Je-li záruční lhůta nebo reklamační řízení delší než lhůta pro úschovu dle zákona o účetnictví, uschovává společnost doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá.

Samozřejmě také bereme v úvahu, zda se jedná o daňový doklad. Pro účely DPH jsme povinni uchovávat doklad 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Doklady týkající se nezaplacených pohledávek a závazků

Pokud dojde k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku až po lhůtě, která je stanovena pro účely zákona o účetnictví (tzn. za dobu delší než 5 let), je společnost povinna uschovávat doklad, který se váže k pohledávce nebo závazku (například fakturu), do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.

Opět bereme v úvahu také zákon o DPH a zákon o daních z příjmů. To znamená, že je-li faktura zároveň daňovým dokladem pro účely DPH, uchováváme ji po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Mzdová agenda

Doklady související s nemocenským pojištěním má společnost povinnost uschovávat po dobu 10 kalendářních roků a mzdové listy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Úschova zápisů z jednání nejvyššího orgánu společnosti

V souladu s ustanovením § 158a občanského zákoníku, které platí od 1. 1. 2021, uchovává obchodní společnost po celou dobu své existence zápisy z jednání nejvyššího orgánu i s přílohami.

Doklady týkající se pořízení majetku

Jak vidíte, při určení lhůty hrají roli různé faktory. Pojďme se na chvíli ještě zastavit u daně z příjmů.

Zvláštní pozornost věnujeme zejména podkladům (fakturám, smlouvám, fotodokumentaci apod.), které se týkají pořízení majetku, který se odpisuje daňově po dobu delší než 5 let, nebo v případě, kdy jsou daňové odpisy majetku přerušeny.

Také v případě pozemku nebo jiného neodpisovaného majetku uschováváme doklady o pořízení po celou dobu, po kterou společnost tento majetek eviduje. A poté, co společnost tento pozemek nebo jiný majetek prodá, archivujeme tyto doklady po tu dobu, po kterou může správce daně kontrolovat účetní (zdaňovací) období, ve kterém společnost uplatnila jeho pořizovací cenu nebo její část jako daňový náklad.

Správce daně má totiž nárok požadovat doklady o pořízení majetku, u kterého jsou v kontrolovaném období uplatňovány daňové odpisy nebo daňová zůstatková cena bez ohledu na to, kdy byl majetek pořízen, resp. jak dlouhá doba uplynula od jeho pořízení. Toto vyplývá i z rozsudku Nejvyššího správního soudu Afs 210/2014-39. Doporučuji proto podklady týkající se pořízení majetku a jeho technického zhodnocení uschovávat ve zvláštním šanonu. Je možné je i naskenovat a uložit do zvláštní složky.

SEZNAM PRO VĚTŠÍ PŘEHLEDNOST

Při rozhodování, jak dlouho budeme jednotlivé podklady archivovat, nám může pomoci přehled. Stačí si vypsat seznam dokladů a jiných záznamů, které společnost eviduje. U každého z nich vypíšeme, pro jaké účely je třeba ho evidovat a po jakou dobu. Zajímat nás pak bude účel s nejdelší lhůtou. A po tuto dobu bude společnost doklad nebo záznam uschovávat.

Přehled nejdůležitějších archivačních lhůt najdete v e-booku, který si můžete stáhnout níže.

STÁHNOUT ZDARMA

I SKARTACE MÁ SVÁ PRAVIDLA

Před skartací musí proběhnout skartační řízení

V souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě je však společnost povinna u vybraných dokumentů umožnit před skartací výběr archiválií. Těmito dokumenty jsou například účetní závěrky, výroční zprávy, zprávy auditora, dokumenty o vzniku, přeměně a zániku společnosti apod. Jejich úplný výčet platný pro obchodní společnosti najdete na předposlední straně e-booku Archivace a skartace (nejen) účetních záznamů, který si můžete stáhnout výše.

Znamená to, že nejprve musí proběhnout skartační řízení. Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost společnosti jako původce.

Toto skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, případně může být provedeno po dohodě s příslušným archivem i později, pokud společnost (původce) dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu zpracovaného v souladu s § 9 zákona o archivnictví a spisové službě. Skartační návrh zašle společnost (původce) příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. Seznam archivů najdete na poslední straně e-booku.

Na základě skartačního řízení příslušný archiv určí, do čí péče budou dokumenty vybrané jako archiválie náležet, a vyhotoví protokol o provedeném skartačním řízení. Tento protokol obsahuje soupis dokumentů nebo souborů dokumentů, které byly vybrány za archiválie a soupis dokumentů, které lze zničit.

Teprve na základě tohoto protokolu o provedeném skartačním řízení může společnost provést skartaci těch dokumentů, které byly určeny ve skartačním řízení ke zničení a uvedeny v soupisu dokumentů, které lze zničit.

Za porušení povinností vyplývajících ze zákona o archivnictví a spisové službě může být uložena pokuta do výše 400 000 Kč.

Skartace musí být provedena důkladně

Po uplynutí doby stanovené pro archivaci (úschovu) se účetní záznamy a další dokumenty vyřadí a zničí (skartují). Skartace musí být provedena tak, aby nemohlo dojít kdykoliv v budoucnu ke zneužití dokumentů a záznamů, které byly vyřazeny.

Fyzickou likvidaci dokumentů může provést společnost sama nebo může využít služeb specializovaných firem. Tyto firmy zajistí odvoz a odborné znehodnocení, zároveň garantují ochranu před neodbornou a neoprávněnou manipulací s dokumenty. V případě CD, DVD a jiných nosičů tyto firmy provedou demagnetizaci a poté fyzickou likvidaci daného nosiče.